Feedback: Una Herramienta para mejorar el rendimiento de los equipos

Feedback, una palabra que está tomando cada vez más auge en los últimos tiempos, aunque no necesariamente es un concepto nuevo. Feedback es retroalimentación, es información. Para ser exitosos, los miembros de los equipos deben dar y recibir constante información sobre su comportamiento y el de los otros miembros. De esta manera, estarán en mejores condiciones de ir haciendo los ajustes que sean necesarios a fin de mejorar la productividad.

Pero no se trata de proveer cualquier tipo de información. El feedback, para considerarse efectivo, debe ser oportuno y constructivo. Oportuno, porque tiene darse en el momento adecuado y constructivo, porque debe ser dado con miras a mejorar el rendimiento, tanto individual como del equipo.

Este es un punto fundamental para el éxito del equipo. Los miembros deben tener la seguridad de que el feedback se da y recibe con el fin de mejorar el rendimiento. Si en algún momento uno de los miembros siente que el feedback es destructivo o que no está siendo un aporte para mejorar el rendimiento, esto puede generar pérdida de confianza en el equipo, con la consecuente disminución en el rendimiento.

Por este motivo, es conveniente que se acompañe el feedback con evidencias que lo apoyen. Por ejemplo, supongamos que se le da a un compañero el feedback de “sos un irresponsable”. Lógicamente, quien lo dice puede estar pensando que lo hace para que esa persona cambie y de esa manera mejorar el rendimiento del equipo. Lo que probablemente no está viendo es que “irresponsable” es un juicio que él emite y quizás la persona que lo recibe no sabe a qué atenerse o qué es lo que tiene que cambiar.

Ahora, que tal si en vez de emitir ese juicio, le dijera: “Carlos (por poner un nombre), en las últimas 3 semanas observé que de las 10 reuniones que tuvimos llegaste más de 15 minutos tarde en 9 de ellas. Pienso que ese hecho está atrasando nuestro trabajo y por eso te pido que de aquí en adelante llegues a la hora fijada”.
De esta manera, la persona que recibe el feedback sabe exactamente qué se espera de ella y qué es lo que tiene que cambiar.

Nótese que en el ejemplo, luego de dado el feedback, se hace un pedido concreto. Esta es una herramienta muy útil ya que reafirma el cambio que se espera y además compromete más explícitamente a la persona que lo recibe.

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¿En qué situaciones se pide Coaching?

La decisión de cambiar de una persona o una organización es precedida por una cadena de resultados insatisfactorios, de los que no puede detectarse el origen. Se admite que algo no funciona en el nivel de efectividad que podría tener, pero, al estar tan dentro de la situación, no es posible advertir qué ocurre. La emocionalidad predominante es de descontento, insatisfacción y desesperanza, y predomina la convicción de que por más que se intente hacer algo distinto, se cae siempre en el mismo círculo que obliga a repetir conductas indeseadas y a alejarse de los resultados deseados y obtenibles. Este es el momento de pedir COACHING!!

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El Coaching y el Habito de procrastinar III: “Método Grow”

Utilizamos el Método GROW desde la intervención del Coaching para trabajar el Hábito de la Procrastinación, porque plantea la Meta antecediendo a la exploración de la realidad, siendo la misma el suceso activador de la postergación

Ahora bien las iniciales del método las podemos traducir y explicar en:

G (Goal) Meta
R (Reality) Realidad 
O (Options) Opciones, Oportunidades
W (What, ..) Qué, cuando, como
Planteamos brevemente el Método en el siguiente ejemplo:

1. Meta: Retomar los estudios.
Preguntas poderosas: ¿Qué beneficios obtendrías al concretar esta meta? ¿Qué te detiene?

2. Realidad: Sin desarrollar actividades académicas en la carrera de abogacía en los últimos 12 meses, a partir de haber tomado un trabajo a tiempo completo.

3. Opciones:
1.- Trabajar menos horas.
2.- Buscar un trabajo de medio tiempo.
3.- Acordar un horario de trabajo corrido.

4. Desarrollo del Plan de Acción
Si optara por la opción 3, el plan de acción planteado:
1.-Seleccionar la/s materia/s que se rendirán
2.-Fijar un día para informarse de las fechas de exámenes, modificaciones en la currícula de la materia y todo lo necesario para comenzar a preparar el examen
3.-Decidir si estudiara en la casa, en la biblioteca, en la casa de un compañero, etc
4.-Dividir la materia por temas y plazos de tiempo para cada tema.
5.-Acordar con alguien, un compañero para reunirse a revisar los temas estudiados o las dudas sobre el mismo.

Desarrollo del Método

1. Meta: en este punto es importante que el coachee evalúe si la meta planteada es algo que realmente quiere para su vida. Plantear: Si tuvieras tu Meta en este momento a tu disposición ¿la tomarías?

2. Realidad: este punto es importarte hacer una indagación sobre la realidad del observador, que el coachee esta siendo al postergar, es decir trabajar sobre el Sistema de Creencias (pensamientos, supuestos, inferencias, etc) que gobiernan la motivación en lo que se esta postergando, a fin de conocer los pensamientos ocultos y sobre las Consecuencias (emociones, conductas) Se debe usar un lenguaje descriptivo y no evaluativo, tratando de tener una visual global de la persona. Las preguntas deben obligar al coachee a pensar (reflexionar), deben tener un nivel de precisión que permitan obtener una respuesta descriptiva, de flujo constante de información. Dado que el coachee se centra en el problema y no en la solución, debemos lograr una mirada a un hecho concreto.

3. Opciones: en este punto deben ser exploradas las opciones que presenta el coachee para lograr su meta, con detenimiento para no caer a posterior en frustración.
En el momento que el coachee agote todas las posibilidades de generar opciones o alternativas, el coach puede transmitir una experiencia o conocimiento que le parezca obvio y que el coachee no haya observado.

4. Desarrollo del Plan de Acciones: debe estar escrito y debe quedar claro tanto para el coachee como para el coach. Este será el compromiso del coachee, el resultado del proceso y lo más importante del proceso de coaching.
Las pautas para definir el plan de acción:
• Concretar específicamente lo que hará el coachee.
• Cuando lo hará
• Cómo lo hará
• Dónde lo hará
• Con quién lo hará
• Cómo evaluará posteriormente sus acciones: en este punto consideraremos el ejemplo que estamos desarrollando, por ejemplo:

Cantidad de unidades de la matería: 16
Cantidad de tiempo para estudiar: 2 meses – 4 hs diarias
16 unidades …………. 100%
1 unidad……………… x= 6,25%
8 semanas ………….. 100%
1 semana ……………. 12,5%
16 unidades / 8 semanas = 2 unidades por semana
Un indicador de rendimiento sería el porcentaje de la materia que se va estudiando en una x semana, por ejemplo: en la semana nº 3 deberíamos ir estudiando el 37,5% de la materias es decir 3 unidades. Lo cual nos servirá para reforzar el estudio sino hemos alcanzado esos valores.

La acción no es solo la manifestación de un ser que se despliega por el mundo, es también la posibilidad de que ese ser se transforme, transcienda y devenga en un ser diferente”.

En estas palabras se ponen de manifiesto, el propósito fundamental de la propuesta de herramientas estratégicas desde el Coaching para acompañar al Coach en la intervención del hábito de postergar.

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El Coaching y el hábito de Procrastinar II

¿Qué puedes considerar como COACH para ayudar a tu COACHEE que está postergando sus acciones y, por tanto, incumpliendo los planes que le llevaran a alcanzar sus objetivos?

Se han descrito y catalogado más de veinte tipos distintos de Procrastinarían y a pesar de haber herramientas genéricas (como las preguntas que describimos en EL COACHING Y EL HABITO DE PROCRASTINAR – PARTE I), cada tipo precisará, para su reducción efectiva, de una determinada personalización. Así pues, si tu coachee tiene el hábito de postergar, necesitarás ayudarle a identificar cuál es exactamente la emoción negativa que dispara el mecanismo de evitación y los fotogramas que constituyen “la película o escena” de su postergación (por ejemplo con herramientas de Enfoque y re-calibración).

Un ejemplo frecuente que nos encontramos en el ámbito profesional: La postergación por miedo al error o al fracaso.

Tu coachee teme que al hacer algo nuevo que no sabe –recuerda que está fuera de su zona de confort—si le sale mal; el mismo u otros se darán cuenta y esto provocará sentimientos negativos (vergüenza, incompetencia, frustración, etc..) y/o consecuencias materiales (no promoción, aislamiento, despido, etc..). El coachee considera que hay un salto demasiado grande y amplio entre la dificultad de la acción y su nivel de habilidad actual para ejecutarla. La liberación del miedo se producirá postergando. Entonces percibirá que su eficacia ha sido baja y por ende su automotivación para seguir y/o intentarlo de nuevo comenzará a bajar. El efecto inverso también puede darse, es decir, una muy baja dificultad en la acción puede desmotivar y se llega a postergar para incrementar la presión en el tiempo y recuperar la motivación por sensación de atraso. En ambos casos “el plan” no transcurre con sostenibilidad.

Las herramientas de recalibrado pueden serte muy útiles para ayudar a tu coachee a autoevaluar y encontrar la zona optima de trabajo entre el desafío (la acción) y la habilidad correspondiente. Asimismo puedes fortalecer su autoeficacia ayudando al coachee a recordar experiencias pasadas exitosas que le permitan re-evaluar su habilidad y con ello a percibir la acción como desafiante pero realizable.

Técnicas sencillas de enfoque y intención también pueden ayudar. Consiste en definir previamente “el donde, como y cuando” de la tarea. Es como poner en marcha con tu coachee “el escenario de la acción”. Por ejemplo, supongamos que la acción del coachee es prácticar a diario su ejercicio de “Planificar las actividades de cada día”. Ayúdale para que él mismo diseñe el proceso: CUANDO: “mañana llegaré 20 min antes a la oficina (aprox la duración del ejercicio), así que ya cambio la alarma del celular”. DONDE: “La primera acción que realizaré al llegar a la oficina es dirigirme directamente a la sala de reuniones para aislarme de interrupciones; ahora mismo hago la reserva de la sala.” COMO: “Llevaré mis notas de coaching para anotar el resultado de mi ejercicio, ahora mismo lo coloco en mi agenda.”

Se trata de automatizar tareas sencillas con el objetivo de evitar las escusas y justificaciones de la postergación. Mediante sencillos escenarios de “cuando-donde-como” centras la intención y la acción de tu coachee toda vez que le ayudas a mejorar el orden y disciplina interna de su día a día. Evitas que su atención sea asaltada por la multitud de estímulos que pueden distraerle. P ej. En los ámbitos profesionales otras prioridades mal ordenadas, interrupciones, mail, teléfono, etc… En lo personal los contactos “tóxicos” y las emociones que se generan, demasiado tiempo en las redes sociales, etc… Se trata de minimizar el número de decisiones previas que tienes que tomar antes de iniciar la ACCION. De alguna forma te predeterminas para hacerlo, te “sacudes las escusas”.

Otra técnica, también muy sencilla, es la de Bloques. Consiste en subdividir la acción a realizar en acciones más puntuales de forma que la realización de todas ellas acabará conformando la acción total. Es como decir aquello de “pasito a pasito”. Calibrando adecuadamente cada paso conseguirás minimizar la emoción negativa que afecta en la tarea y al mismo tiempo reducirás la brecha dificultad-habilidad.

Como decíamos al comienzo hay diversas herramientas “no varitas mágicas” y por ello la decisión, la voluntad y la perseverancia son claves. De nada servirá tener las herramientas en un gran cajón si tu coachee no las utiliza.

Nos vemos en EL COACHING Y EL HABITO DE PROCRASTINAR – PARTE III con el Método Grow.

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El Coaching y el hábito de Procrastinar I

Cada día en las sesiones individuales que realizamos tanto en el ámbito personal como en el profesional observamos una y otra vez la falta de ejecución en las ACCIONES.

Generalmente todo coach inicia la sesión con su coachee con la siguiente pregunta:

- Te parece que revisemos las acciones que te comprometiste a realizar?

y frecuentemente nos encontramos con respuestas del tipo:

- Uff… lo siento pero estos días he estado con muchos asuntos y no he tenido tiempo…

Aquí comienza un gran trabajo a realizar entre el coach y su coachee ya que el éxito de un proceso de coaching reside en que el coachee alcance el objetivo que se ha marcado.

Pero… ¿por qué se incumplen con tanta frecuencia los compromisos que establecemos con nosotros y con otros?,

¿Qué es lo que sucede?

Cuando el coachee tiene que dar el paso y realizar la primera acción se da cuenta de lo incómodo que resulta salir de “su zona de confort” y hacer algo distinto, así que se dice: “uff… empezaré mañana” A este “mal” hábito le llamamos postergar.

El posponer o evitar, innecesariamente, la realización de una acción – actividad principal hasta otro momento posterior, sustituyéndola siempre con otra actividad alternativa (menos relevante) se define en el diccionario como procrastinación: (“pro” significa adelante y “crastinare” mañana, es decir “lo dejo para mañana”).

El hábito de postergar es un mecanismo muy común que utiliza nuestro cerebro para tratar con la ansiedad asociada al inicio o realización de una nueva acción y/o algo desconocido.

Lo peor de los hábitos procrastinadores es, precisamente, su repetición. Aunque te prometes a ti mism@, con gran determinación, que no volverás a procrastinar, que esta es la última vez… vuelves a tropezar en la misma piedra, una y otra vez.

En el instante en que decides postergar la acción te prometes realizarla más tarde y esto produce un alivio inmediato porque te desembarazas de la obligación de realizarla y del sentimiento implícito en dicha acción. Además te sientes traquil@ porque te has “comprometido” a realizar la acción en otro momento –realmente estas convencid@ que así será–. Para acallar tu conciencia haces otra cosa que te place o que no te incomoda como la otra y, con toda probabilidad, es menos importante y no está relacionada con el alcance de tu objetivo.

El efecto de alivio cada vez es más fugaz y el estrés crece pues se aproxima la fecha tope a la que te comprometiste. Comienzas a soportar las consecuencias provocadas en tus resultados inmediatos y el peso acumulado de la culpa. Tu fiscal interno te dice: “no tengo voluntad”, “no valgo”… te sientes mal y entras en otro bucle vicioso: procrastino-me culpo-procrastino… antesala de una fuerte bajada de tu autoestima.

Pero nuestro cerebro es “inteligente en lo inmediato” y acude en tu ayuda con una “falsa salida de emergencia” y te envía un mensaje: “el asunto no tiene solución”, así que “si no tiene solución ¿para qué me voy a preocupar?”. Una conclusión que alivia en el corto plazo, pero que no hace más que perpetuar el hábito. Es como ir permanentemente en una ambulancia que nunca llega al hospital.

Invita a tu coachee (cliente) a realizarse estas preguntas: ¿qué procrastino?. Que describa (y escriba) con gran detalle, el acto o patrón procrastinador ¿qué hago para “escapar”? ¿Cómo y/o con qué actividad sustituyo las acciones que realmente quiero de verdad realizar?. Estas preguntas que quizás parezcan “ tan simples” no se las hacen la mayoría de procrastinadores y son poderosas para asistir a tu Coachee para comenzar a revisar el “HABITO DE LA PROCRASTINACION”.

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Reuniones Efectivas

   

Los procesos de check-in (introducción) y check-out (cierre) son herramientas que permiten aumentar la productividad de las reuniones.

El objetivo del check in es crear un espacio para que los participantes de la reunión puedan expresarse y ser escuchados en un clima de respeto y sinceridad.

Esto tiene una incidencia en su estado de ánimo y genera un clima propicio para posteriormente tratar con mayor efectividad temas más relevantes.
Fredy Kofman, en su libro “Metamanagement”, nos dice que el check-in se estructura alrededor de tres preguntas:
1) ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?
2) ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión?¿Por qué son estos resultados importantes para mí (para nosotros)?
3) ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

El tiempo que se tome para hacer el check-in dependerá del grupo y de la duración de la reunión. Una persona puede hacer su check-in en 30 segundos o en 5 minutos, por dar un ejemplo. Pero siempre es conveniente establecer un tiempo de antemano, para no ocupar más del que resulta conveniente.

Se sugiere ubicar físicamente a los participantes en forma de círculo o semicírculo para que todos puedan verse.
Por último, una aclaración pertinente: el check-in es un proceso totalmente voluntario. Nadie debe ser obligado a hablar o a revelar cosas que no quiere. Cada participante debe tener la oportunidad de hablar o “pasar”.
Pero es importante que cada uno que toma la palabra, de a conocer su posición en lugar de comentar las posiciones de los demás. Si hay alguna idea a la que uno quiere responder, puede hacerlo al final de la ronda.
Terminado el check-in se buscan acuerdos sobre las interpretaciones y los objetivos para asegurar la coordinación de todos los participantes de la reunión.

Una vez que terminó la reunión, surgen muchos comentarios o consideraciones que no fueron tratados durante el transcurso de la misma.

El check-out (cierre) es una forma de invitar a que tales consideraciones se realicen dentro de la reunión.

Las tres preguntas para el check-out son:

1)¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
2)¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
3)¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas, y a mi estado de ánimo)?

El check-out ayuda a crear una idea compartida de lo ocurrido. También permite clarificar compromisos de acción futura, identificar malos entendidos, revelar áreas que merecen un mayor análisis, etc.

Tanto el check-in como el check-out generan muchos beneficios tanto para el individuo como para el grupo: permite que cada participante esté “presente” en la reunión, genera un contexto que hace más efectiva las reuniones, permite a las personas expresar sentimientos significativos con lo cual se mejora la comunicación y se incrementa la confianza, genera un clima de respeto mutuo y reflexión, mejora la coordinación de acciones, etc.

Algunas personas pueden no estar de acuerdo con la realización de un check in, argumentando que puede resultar extenso, perder tiempo, poner a la gente incómoda desde el comienzo, o resultar personal e inapropiado para una reunión de trabajo, etc. Estas inquietudes son válidas (aunque objetables). Es por eso que antes de llevarlo a cabo se recomienda explicar el funcionamiento y las razones del check-in. De esta manera se podrán aclarar dudas y preocupaciones y se preparará el contexto para que el proceso sea efectivo.

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¿Qué es el Coaching Ontológico?

El Coaching Ontológico es una disciplina profesional emergente que propone una mirada poderosa del ser humano y sus posibilidades.

Gracias a la intervención del coach las personas son capaces de obtener resultados que van más allá de lo que era posible para ellos antes de la conversación con el coach.

El Coaching es considerado un proceso de aprendizaje. Apunta a un cambio de observador en la persona. Al cambiar su manera de ver las cosas, el coachee (quien solicitó coaching) realiza un aprendizaje transformacional y puede ampliar sus posibilidades de acción y por consiguiente también sus resultados.

Desde el Coaching Ontológico las personas abren posibilidades de acciones efectivas en las diferentes áreas de sus vida: familiar, laboral, salud, desarrollo personal, pareja, recreación, etc.

Otro ámbito de intervención del coach es en las organizaciones, equipos, instituciones, empresas, etc, planteando procesos transformacionales en sus miembros a fin de obtener resultados efectivos.

¿Qué hace un coach?

El trabajo del coach se puede ver de la siguiente manera:

· Escucha las inquietudes y los objetivos del coachee

· Indaga para obtener una mayor comprensión de cuáles están siendo sus limitaciones.

· Diseña conversaciones para alinear las acciones del coachee con su compromiso.

· Lo asiste en el logro de los resultados deseados.

· Asiste al coachee para expandir su capacidad de aprendizaje y acción efectiva.

¿Qué dicen los expertos y los medios sobre el Coaching?

The Best Home Businesses for the 21 st Century : “Sin duda una de las grandes profesiones para profesionales independientes del siglo XXI”.

The New York Times: “Se entiende que toda persona tiene puntos ciegos y puede beneficiarse de un observador distante. Ponga un Coach en su vida”.

The Washington Post: “… en los años que vienen, el Coaching será una norma en el mundo de los negocios.

Marshall Goldsmith, uno de los mejores Coaches del mundo: “ Misión es ayudar a lograr el éxito de los líderes mediante un cambio positivo en el comportamiento: para ellos mismos, sus pueblos y sus equipos”

Julio Olalla padre y maestro del coaching VIII Conferencia Europea : “El coaching permite mirar como miramos y observarme, observando.

Asociación Mundial de Coaching Ontológico (AMCO): El coaching ontológico se plantea no sólo incrementar los niveles de desempeño y, por lo tanto, la productividad de personas, equipos y organizaciones, sino que busca de igual modo contribuir a generar una ética de convivencia más satisfactoria, generadora de mayor sentido, y a habitar la tierra en armonía con la naturaleza.

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