El objetivo del check in es crear un espacio para que los participantes de la reunión puedan expresarse y ser escuchados en un clima de respeto y sinceridad.
Esto tiene una incidencia en su estado de ánimo y genera un clima propicio para posteriormente tratar con mayor efectividad temas más relevantes.
Fredy Kofman, en su libro “Metamanagement”, nos dice que el check-in se estructura alrededor de tres preguntas:
1) ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?
2) ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión?¿Por qué son estos resultados importantes para mí (para nosotros)?
3) ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?
El tiempo que se tome para hacer el check-in dependerá del grupo y de la duración de la reunión. Una persona puede hacer su check-in en 30 segundos o en 5 minutos, por dar un ejemplo. Pero siempre es conveniente establecer un tiempo de antemano, para no ocupar más del que resulta conveniente.
Se sugiere ubicar físicamente a los participantes en forma de círculo o semicírculo para que todos puedan verse.
Por último, una aclaración pertinente: el check-in es un proceso totalmente voluntario. Nadie debe ser obligado a hablar o a revelar cosas que no quiere. Cada participante debe tener la oportunidad de hablar o “pasar”.
Pero es importante que cada uno que toma la palabra, de a conocer su posición en lugar de comentar las posiciones de los demás. Si hay alguna idea a la que uno quiere responder, puede hacerlo al final de la ronda.
Terminado el check-in se buscan acuerdos sobre las interpretaciones y los objetivos para asegurar la coordinación de todos los participantes de la reunión.
Una vez que terminó la reunión, surgen muchos comentarios o consideraciones que no fueron tratados durante el transcurso de la misma.
El check-out (cierre) es una forma de invitar a que tales consideraciones se realicen dentro de la reunión.
Las tres preguntas para el check-out son:
1)¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
2)¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
3)¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas, y a mi estado de ánimo)?
El check-out ayuda a crear una idea compartida de lo ocurrido. También permite clarificar compromisos de acción futura, identificar malos entendidos, revelar áreas que merecen un mayor análisis, etc.
Tanto el check-in como el check-out generan muchos beneficios tanto para el individuo como para el grupo: permite que cada participante esté “presente” en la reunión, genera un contexto que hace más efectiva las reuniones, permite a las personas expresar sentimientos significativos con lo cual se mejora la comunicación y se incrementa la confianza, genera un clima de respeto mutuo y reflexión, mejora la coordinación de acciones, etc.
Algunas personas pueden no estar de acuerdo con la realización de un check in, argumentando que puede resultar extenso, perder tiempo, poner a la gente incómoda desde el comienzo, o resultar personal e inapropiado para una reunión de trabajo, etc. Estas inquietudes son válidas (aunque objetables). Es por eso que antes de llevarlo a cabo se recomienda explicar el funcionamiento y las razones del check-in. De esta manera se podrán aclarar dudas y preocupaciones y se preparará el contexto para que el proceso sea efectivo.
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